BESÖK går i mål – efter mer än 150 utbildningar

Den 31 december 2013 avslutas BESÖK – Bibliotekspersonal i E-län Samverkar för Ökad Kompetens. Projektet startade i september 2011 efter att ha tilldelats nästan 5,7 miljoner kr av Europeiska socialfonden för att kompetensutveckla medarbetarna på 15 bibliotek i Östergötland. Förutom länets 13 folkbibliotek och länsbiblioteket (projektägare) har även Linköpings universitetsbibliotek deltagit.

Den första tiden i projektet ägnades åt förarbete, behovsinventering och framtagande av utvecklingsplaner (se Dokument). Sent på våren 2012 fick BESÖK grönt ljus på att gå in i genomförandefasen, och då startade ett intensivt kursutbud.

Sedan de officiella premiärdagarna 29-31 maj 2012 har över 100 centralt arrangerade kursdagar genomförts. Det har handlat om biblioteksrummet, teknik, marknadsföring, bemötande, lässtimulerande metoder och mängder av andra områden. Kursrapporter, inklusive utvärderingar, har kontinuerligt publicerats här på projektbesok.se.

Kursrapporterna finns länkade i omvänd kronologisk ordning från Arkiv under fliken Kalender och i ämnesordning på sidan Utbildningar. Om man istället vill läsa alla inlägg i publiceringsordning kan man börja här och trycka på ”Nästa” i högra hörnet 84 gånger.

Till dessa tillkommer dussintals individuella insatser – specialistutbildningar, konferensdeltagande mm – som varje bibliotek har fått möjlighet att göra som komplement till de gemensamma kurserna.

Våren 2013 genomfördes dessutom tre späckade studieresor till intressanta bibliotek i Holland, Danmark och England. Hela 75 biblioteksanställda deltog vid någon av resorna. Deltagarna dokumenterade själva sina intryck, både via reserapporter här på webbplatsen och via tre bloggar (besokholland.tumblr.com, besokdanmark.tumblr.com och besokengland.tumblr.com).

Hela 360 personer på de 15 biblioteken har genomgått minst en utbildningsinsats bekostad av BESÖK. (Totalt har faktiskt ännu fler utbildats, eftersom personal från andra bibliotek ibland har fått delta i mån av plats.) Den totala tiden som har lagts direkt på kursdeltagande uppgår till 11722 timmar. Men förutom själva kompetensutvecklingen är en av de stora vinsterna med projektet att det har förtätat samarbetet Götabiblioteken emellan, liksom samverkan med universitetsbiblioteket och Handikappföreningarna Östergötland. De sistnämnda har hjälpt projektet att förbättra tillgängligheten för personer med funktionsnedsättning.

Vinsterna med att samverka om kompetensutveckling har varit tydliga – det möjliggör fler, större och bättre utbildningar på ett kostnadseffektivt sätt, och personalen runtom i länet kan lära av varandra, både formellt och informellt. Bibliotekscheferna har därför beslutat att fortsätta samarbeta om utbildningsfrågor även efter BESÖK:s slut.

/Text: Niclas Siljedahl, projektledare

Supernöjda låntagare och lyckliga medarbetare

Susanne Einhorn (foto från Norrköpingstillfället)

Nej, du behöver inte slänga dig om halsen på första bästa låntagare. Men omfamna gärna besökarna med ett leende, en mötande blick och bjud in till dialog. Svårare är det inte att förbättra omhändertagandet och – lånestatistiken! Det hävdar beteendevetaren Susanne Einhorn som lockade till mycket skratt när hon den 28 oktober höll den första av två föreläsningar på temat ”Supernöjda låntagare och lyckliga medarbetare”.

Det kom 63 biblioteksanställda till Missionskyrkan i Linköping där Susanne Einhorn mycket snabbt och effektivt slog fast att det är med leenden som med gäspningar. De smittar.

I mer än 20 år har hon varit nischad på handeln och servicebranschen. Det hon inte kan om förhållandet mellan säljare och kunder är inte värt att veta. Hon utbildar personal på små och stora företag i konsten att med kroppsspråk och ett inbjudande bemötande skapa merförsäljning.

80 procent av kommunikationen mellan människor är icke-verbal. Retoriken i en säljsituation handlar mycket om kroppsspråk som gester, röstläge och mimik. Och just själva relationen som skapas i kundmötet kan vara viktigare än varan i sig, oavsett om det handlar om en lånebok eller ett smörpaket.

Hon tycker att biblioteksvärlden överlag är dålig på att ta hand om sina kunder och att det är dags att göra upp med Jante-lagen en gång för alla. Våga ta plats, öva upp självkänslan och var stolta.
− Wow, ni har ju världens guldsits som inte ens behöver ta betalt! Bara att bjuda in, ni har ju kunskap och så mycket att berika omgivningen med, uppmanade Einhorn som slog fast att det först och främst behövs RMI: Rätt Mental Inställning. Det vill säga, jag gillar det jag gör och vill gärna dela med mig.

Och så kommer nästa förkortning: LÖN. Le, Ögonkontakt, Nicka. Nu känner sig låntagaren bekräftad. Einhorn bjöd på flera konkreta tips på hur man skapar nya relationer och därmed kan öka utlåningen. Heja på låntagaren, bryt isen med kommunikation, klura ut behovet, kom med konkreta förslag och skapa en hejdå-ceremoni. En nöjd och bekräftad kund kommer gärna tillbaka.

− Våga vara personlig och släpp in mera humor, tyckte Einhorn och föreslog ett jätteinköp av såpa att hälla bakom lånedisken. Där är det annars är lätt att fastna och bli upptagen med annat än att mingla och uppmuntra låntagarna till nya upplevelser…

En utmaning som heter duga, inte minst som biblioteksbesökarna i allt högre utsträckning är självgående. Hur lätt är det att få igång ett samtal när det naturliga diskbesöket liksom försvinner? Vill låntagarna ens bli serverade tips och diskussioner som inte de inte frågat efter?

− Man får förstås vara lyhörd och känna av situationen. Men vad är det värsta som kan hända? Den som inte har ett leende att ge tillbaka har ju i alla fall fått låna ditt, summerade Einhorn och levererade en hel rad mer eller mindre tänkbara öppningsfraser.

Till slut: kom ihåg det där med att leenden smittar. Det gäller också sura miner och gnäll.

− Det går inte att vara en solstråle dygnet runt, men välj var du dumpar dina privata bekymmer. Gör det inte i knät på en medarbetare. Själv har jag en mental procedur som börjar när jag låser lägenheten. Då börjar jag packa ned allt som skaver, bit för bit, i en påhittad ryggsäck som jag lämnar i bilen efter att ha slagit igen bakluckan. Hårt. Där stannar ryggan med innehåll hela arbetsdagen.

Ett råd så gott som något.

* * *

Utbildningen upprepades i Norrköping 25 november, även denna gång riktad till alla bibliotek i länet. Se separat rapport från Norrköpingstillfället av Maija Löfgren:
Susanne Einhorn på Norrköpings stadsbibliotek 2013-11-25 (pdf)

Kursmaterial

Susanne Einhorns bildspel (pdf)

Utvärderingar

Utvärdering av Supernöjda låntagare och lyckliga medarbetare, Linköping 2013-10-28 (pdf)
Utvärdering av Supernöjda låntagare och lyckliga medarbetare, Norrköping 2013-11-25 (pdf)

/Text: Agneta Hagelin, Länsbibliotek Östergötland. Foto: Ahmet Kurt, Norrköpings stadsbibliotek

Ledarskap och kompetensutveckling med kvalitet

Organisationskonsulten Ylva Nordling

Ett särskilt spår inom BESÖK-projektet har gällt ledarskap. Aktuella frågeställningar har varit: Hur ska man organisera kompetensutveckling för att få mesta nytta för pengarna? Hur, var och när lär man som bäst? Hur säkrar man kvaliteten i kompetensutvecklingen? Finns det några enkla verktyg för chefer för kontinuerlig kompetensutveckling? Och när det gäller Götasamarbetet: Hur arbetar vi med grupputveckling kring mål, kommunikation och samarbete? Hur får gemensamma mål i Götasamarbetet genomslag på de olika biblioteken?

Anteckningar från mötet

I början av juni träffades länets bibliotekschefer för att lära sig några enkla verktyg för kontinuerlig kompetensutveckling. Cheferna fick pröva en modell på sig själva för att sedan kunna praktisera den på hemmaplan. Bibliotekets uppdrag och lärcirkeln, som är ett etablerat kvalitetsverktyg (Planera, Göra, Studera, Lära), var centrala delar i dagen.

Dagen avslutades med en inventering av chefernas egna behov av kompetensutveckling. Några gemensamma behov var att få utveckla kompetensen kring grupputveckling och kommunikation för att stärka bibliotekens samarbete.

* * *

Den 15 och 16 oktober var det dags igen för kompetensutveckling inom ledarskapsspåret och den här gången låg fokus på kommunikation och ökat samarbete. Det blev två intensiva dagar med kommunikationsövningar varvat med teorier. Från ”lära känna lite mer”… till grupprocesser, tillit och öppenhet, kommunikationstrappan, värdesättande inventering, friskfaktorer, gemensamma mål och övningar i feedback. ”Detta uppskattar jag hos dig”, ”Detta bidrog du med för min och gruppens utveckling”, ”Berätta om något du vill se mer av”.

Samtalstrappan

Det var ett par mycket givande dagar. Ledare i processen var Ylva Nordling från Rörelse & Utveckling. Dessa böcker tipsade hon om: Att skapa effektiva team av Susan Wheelan; Gruppsykologi: om grupper, organisationer och ledarskap av Lars Svedberg; Det mellanmänskliga av Martin Buber och Professionell feedback – medvetna mötens magi av Stefan Gunnarsson.

/Text och foto: Kerstin Olsson

Attraktiva biblioteksmiljöer – Uppföljning på hemmaplan

Under oktober månad besökte butikskonsulten Petra Trobäck elva av BESÖK-biblioteken. Petra hade tidigare hållit i en heldag inom projektet om hur man skapar attraktiva bibliotek genom att jobba med rummets layout, kommunikation för navigering, exponering, stämningsskapande design mm. Den kursen tog upp många goda exempel och inspiration från detaljhandel och bibliotek. Efteråt uppkom önskemål om att följa upp med en liten ”turné”, där Petra kunde ge konkreta råd anpassade till varje bibliotek hon besökte.

Rapporterna här nedan (9-18 sidor styck) innehåller hennes tips och förslag på åtgärder, med många foton. Obs filstorlekarna!

Dokumentation med åtgärdsförslag

• Boxholms bibliotek (pdf, 38 MB)
• Finspångs bibliotek (pdf, 55 MB)
• Kinda bibliotek (pdf, 37 MB)
• Linköpings stadsbibliotek (pdf, 36 MB)
• Motala bibliotek (pdf, 45 MB)
• Mjölby bibliotek (pdf, 35 MB)
• Norrköpings stadsbibliotek (pdf, 57 MB)
• Söderköpings bibliotek (pdf, 62 MB)
• Vadstena bibliotek (pdf, 41 MB)
• Valdemarsviks bibliotek (pdf, 40 MB)
• Åtvidabergs bibliotek (pdf, 34 MB)

/Text: Niclas Siljedahl

Bibliotekens framtid

Hur håller vi liv i de lärdomar vi fått genom BESÖK och fortsätter utvecklas? Det var en av frågorna när drygt 80 personer från biblioteken i Östergötland träffades för en temadag om bibliotekens framtid på Konsert & Kongress i Linköping den 29 augusti.

Dagens inledningstalare var Magnus Kempe från analysföretaget Kairos Future. Hans föreläsning bar rubriken ”Trender som formar samhället och bibliotekens roll i framtiden”. Kairos Future arbetar just nu på uppdrag av Biblioteksföreningen med att skapa grunden till det som kan bli en nationell biblioteksstrategi. Magnus inledde med det han tyckte var allra viktigast att komma ihåg från hans föreläsning, ”omvärldsanalysens tre nyckelfrågor”: Vad händer? Varför händer detta? Vad innebär det på sikt och vad betyder det för oss?

Magnus Kempe, Kairos Future

Magnus sade att man bör ta alla som påstår sig förutspå framtiden med en nypa salt. Det är nämligen ganska lätt att hitta stöd för nästan vilken framtidsbeskrivning som helst. Men det är bra att vara uppmärksam på det som faktiskt händer i dagsläget, hur trenderna verkar se ut. Skillnaden mellan trender och mode är att det senare är mer specifikt och förändras mycket snabbare, ibland flera gånger om året. Trender har längre livslängd, och nivån ovanför, megatrender, gäller ännu längre. Konceptet introducerades av John Naisbitt i boken Megatrends (1982). Av dessa megatrender har 9 av 10 stämt ganska bra fram till i dagsläget enligt Magnus – men kanske inte framöver.

En förändring vi ser idag är att företag lanserar nya produkter allt snabbare. I mitten av 1990-talet kom det kanske en ny dammsugare och 3 nya mobiltelefoner om året. Tio år senare hade siffran ökat till 5 respektive 30 modeller per år. Den ökade valfriheten har alltmer blivit en börda, och nu längtar vi efter förankring och äkthet. Vi ropar efter originalutgåvor, en själ, ett ursprung. Magnus menade att få personer som har en koppling till bondesamhället underlåter att nämna det idag, vilket inte var fallet för 10 år sedan. IFLA:s trendrapport från augusti 2013 identifierade fem trender som kommer att forma vårt framtida ekosystem för information. Alla handlar om IT. Så kanske framtiden kommer att likna bondesamhället – men med mycket IT?

Magnus nämnde även Sveriges Radios framtidsutredning (pdf) och Chris Andersons The Makers: The New Industrial Revolution (2012). Vi går från läsare till skapare. Förr längtade man efter att sitta och läsa efter att ha jobbat med händerna hela dagen, nu är det tvärtom.

”K-samhället” blir ”T-samhället”. Kunskap utan sammanhang saknar värde, och i en tid när en dator är Jeopardy-mästare är det kanske ändå inte människan som är bäst på ren kunskap. Istället är det möjligt att vi borde fokusera på det vi är bäst på och vara mer mänskliga. I kundkontakter kan det mycket väl vara bättre att ha humor, och våga vara lite arg eller ledsen, hellre än att framstå som alltför ”polished”.

Under 1900-talet ökade produktiviteten mångfalt när det gäller fysiskt arbete. Den största utmaningen för 2000-talet blir att försöka öka kunskapsarbetarnas produktivitet i samma grad.

Open Space

Open Space med Pernilla Luttropp (till vänster i mitten) och kursdeltagare

Efter fikapausen presenterade Pernilla Luttropp vad Open Space är och det ämne vi samlats för att samtala om: ”Reflektioner och framåtblickar – Vad har vi lärt oss och hur går vi vidare?”.

Open Space utgår från att all den kunskap och erfarenhet som behövs för att samtala och utveckla ämnet finns bland deltagarna. Open Space hävdar att engagemang och ansvar hör ihop – det vi har ett engagemang för det är vi också beredda att ta ett ansvar för.

Open Space har fyra principer och en lag:

• De som är här är de rätta människorna
• Det som händer är det som ska/kunde hända
• När det börjar, börjar det
• När det slutar, slutar det
• Lagen om rörlighet (om man i en viss grupp upplever att man varken lär sig något eller själv bidrar ska man gå vidare)

Hur går Open Space går till?

En del av dagens samtalsämnen

Det behövs en vägg där schemat med dagens samtalsämnen kan sättas upp, samt en vägg där rapporterna från gruppsamtalen kan sättas upp. De deltagare som har ett ämne eller en fråga som engagerar dem, sätter upp det på schemaväggen. När alla ämnen som behöver komma upp finns på väggen, väljer deltagarna vilka samtal de vill delta i. Under mötets gång kan fler ämnen tillkomma och ämnen kan slås samman.

Två av de många samtalsgrupperna

De ämnesansvariga tar ett rapportblad och ansvarar att det kommer upp på väggen när samtalet är slut. Under dagens gång kan några byta grupper många gånger, andra kan bli sittande i samma grupp hela tiden. Var och en tar själv ansvar för att de får en givande och produktiv dag.

25 ämnen som kom upp på väggen

Klicka på respektive länk för samtalsgruppens egna anteckningar.

• Arbetsutbyte = studiebesok (pdf)
• Barn och ungas läsande (pdf)
• Bibliotekets roll i framtiden. Varför är biblioteket viktigt? (jpg)
• Biblioteksrummet – Väntsal? Läsesal? Hur förändra små bibliotek utan pengar? (jpg)
• E-böcker o tekniken på biblioteken (jpg)
• Gör vi ”rätt” saker? (pdf)
• Hur bibehålla/skapa arbetsglädje? (pdf)
• Hur går vi från ”mitt” bibliotek till våra bibliotek inom Göta? (jpg)
• Hur kan universitetet stödja Göta att komma in i Libris? (pdf)
• Hur kan vi få fler tjänstemän/kvinnor, förvaltningar att anvanda bib som mötesplatser/verkstäder för att nå medborgarna? (pdf)
• Hur kan vi ligga i framkant utan att vara trendiga? (pdf)
• Hur ser framtidens kompetensbehov ut? (pdf)
• Hur ska biblioteken hantera online-studenter? (pdf)
• Hur ska vi arbeta gentemot politiken? (pdf)
• Hur skapar vi en kreativ miljö i bibl? (pdf)
• Hur stärker vi samhörighetskänslan mellan biblioteken? (pdf)
• Hur utveckla biblioteket i samråd med brukare? (pdf)
• Hur utvecklar vi mötet med barnen? (pdf)
• Hur ändrar vi bilden av biblioteket? Branding? (pdf)
• Intern kunskapsspridning (pdf)
• Marknadsföring på bibliotek (pdf)
• Vad finns det for likheter mellan vara olika bibl-typer? (pdf)
• Vad innebär god/bra service? (pdf)
• Vad kan bibl göra for lokalsamhället? (pdf)
• Vilka onödiga saker gör vi? Vad kan vi ta bort? (jpg)

Nästa steg

Deltagarna bjöds in att formulera ett initiativ utifrån vad de såg var möjligt att göra nu, som ett första steg mot att bli ett samhällsskapande bibliotek. Det kom fem initiativ. Vart och ett ledde till bildandet av en ny arbetsgrupp.

Dagen avslutades med att deltagarna fick berätta för varandra vad de lärt sig och hur de vill gå vidare.

Kursmateriel

Utdrag ur Magnus Kempes bildspel: Trender som formar framtidens samhälle och bibliotekens roller (pdf)
Se ovan för ytterligare kursmateriel.

Utvärdering

Utvärdering av Bibliotekens framtid 2013-08-29 (pdf)

/Text: Niclas Siljedahl och Pernilla Luttropp. Foto: Agneta Hagelin och Annika Holmén